Büroraumplanung heute ist räumliche Vielfalt

Ziel einer guten Büroplanung ist die optimale Nutzung einer Fläche. Oft arbeiten wir im Bestand, sodass die Flächen nicht veränderlich sind. Es ergeben sich viele Zwänge, mit denen dann eben umzugehen ist. Wir finden immer wieder gute Lösungen.

Für den Neubau allerdings bietet sich das Ideal an. Gemeinsam mit der Architektur und nach dem Lastenheft des Kunden, ist die Entwicklung der Fläche von innen nach außen möglich. Es lohnt sich unterschiedliche Ausstattungsvarianten, differente "Planungskacheln", und deren mögliche Einflüsse auf das Bauraster zu untersuchen. Es ist notwendig über die Ansprüche an eine Mittelzone, z.B. als Kommunikationszone nachzudenken. Die sich daraus ergebenden, unterschiedlichen Gebäudetiefen sind zu betrachten. Eventuell ist die Position der Säulenreihen zu variieren.

Am Ende des Planungsprozesses sind Zonen, Bereiche und Räume für die konzentrierte Arbeit, für die stille Arbeit, für die Gruppenarbeit, zum Lernen oder zum Kommunizieren zu schaffen, aber auch Rückzugsräume zur Regeneration. Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es ein strukturiertes Vorgehen. Wir müssen anfangs abstrakt über Inhalte und Hintergründe der Planungsaufgabe nachdenken und nach und nach tiefer ins Detail zu gehen. Die folgenden Zeilen sollen Ihnen helfen in unsere Gedankenwelt hineinzufinden.

Land auf Land ab hören wir Vorträge zur Zukunft der Arbeit. Die voranschreitenden Digitalisierung, die Generation Y, ökologische, energetische und ökonomische Rahmenbedingen sind die Ursachen. Sie erzwingen tief greifende Veränderungen im Büro. Diesen Erkenntnissen zum Trotz erleben wir leider noch immer ein ängstliches Verharren in traditionellen, starren und kommunikationsfeindlichen Zellenstrukturen. Aus unserer Sicht will das nicht so recht zusammen passen. Wie kann zukunftsorientiertes Teamwork funktionieren, wenn sich Mitarbeiter, aber auch Führungskräfte in „ihre Burgen“ zurückziehen. Vielleicht lernen sie sich erst per Zufall, bei Tisch in der Kantine, kennen. Eine zukunftsorientierte Büroplanung will Blickbeziehungen bewusst stärken, Begegnungen und Kommunikation provozieren und Transparenz schaffen, für den Raum und in der Folge auch für die Prozesse. Nicht umsonst sind Glasflächen so häufig in modernen Büros anzutreffen.

Flexibilität darf dabei aber nicht zu einer "Architektur der Verwahrlosung" führen. Das Modell "Möbellager auf offener Fläche", der Großraum der 60 /70er Jahre ist gescheitert.

Derzeit wird die Kreativität der Büroplaner maßgeblich vom Spannungsbogen zwischen gesellschaftlicher Überalterung und dem Umgang mit den „Generationen, X, Y und Z“ gefordert. Der "Babybommer" und die "Generationen X, Y und Z" haben unterschiedliche Anforderungen an den Arbeitsplatz als den "place to be". Der neue Wettbewerb der Unternehmen heißt Recruiting. Die Büroraumplanung muss helfen, Unternehmen auch diesbezüglich erfolgreich zu machen. Büros für den "gereiften Wissensarbeiter" einerseits und die "jung-dynamischen Generationen X, Y, Z" andererseits einzurichten ist die aktuelle Herausforderung für den Planer. Das Ziel muss sein eine Bürofläche zu schaffen, die den "Flow of Know How" unterstützt. Es ist absehbar, dass die ältere Generation, die "Babyboomer" das Unternehmen verlassen werden. Umso wichtiger, dass gewonnenes Wissen weiter gegeben wird und so im Unternehmen verbleibt. Generation x,y und z muss an das Know How der erfahrenden Wissensarbeiter heran kommen um es kreativ weiter etwickeln zu können. Es muss zum Austausch kommen. Geplant in Schulungen aber eben auch adhoc, anlässlich zufälliger Begegnung. Genau hier setzt die moderne Büroraumplanung an. Sie sucht vielfältige Flächen zu schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht immer wieder in neuen Gruppen zusammen zu kommen.

Zitat aus dem Hays Blog "Mein Chef und ich - Babyboomer vs. Gerneration Y": Also, was zeichnet meine Generation aus (Achtung: überspitzte Darstellung)? Wir sind wohlbehütet und mit dem Internet aufgewachsen, technisch affin, gut ausgebildet, selbstbewusst und suchen die Herausforderung. Wir interessieren uns für Inhalte und spannende Projekte, streben aber nicht unbedingt eine Führungslaufbahn an. Work-Life-Balance, ein entspanntes Arbeitsumfeld und Spaß an der Arbeit sind uns wichtiger als das Gehalt. Wir wurden zur Selbstständigkeit erzogen und halten nicht viel von starren Hierarchien. Lesen Sie mehr.

Der permanente Wandel der Gesellschaft und die Arbeit im Einklang mit modernen Medien beschert uns derzeit den Trend zu offenen und flexibel veränderlichen Büro Raum Formen.

Die Bauteilaktivierung fordert der Akustik besondere Aufmerksamkeit zu schenken, gerade vor dem Hintergrund des beschriebenen Trends zu offenen und kommunikativen Flächen.

Das Modell Zellenbüro mag in den 70er Jahren attraktiv gewesen sein, als sich eine Tischgruppe noch einen Bildschirm und ein Telefon teilte, als Büroarbeit zum großen Teil noch geprägt war vom „hüten und pflegen der Akte“.

Die Aufgabenstellung und damit auch die Planungsansätze unterscheiden sich von Kunde zu Kunde. Sicherlich werden die Ansprüche einer Kanzlei zu einem Büromodell "x" führen, während die Nutzungsvorgaben einer Werbeagentur zu einem Model "y" führen müssen. Dennoch liegt dem Planungsvorgang immer ein schematisches Vorgehen zu Grunde. Immerhin sind gesetzliche Vorgaben zu befolgen. Vor allem die umfangreichen Arbeitsstättenrichtlinien müssen beachtet und mit den verfügbaren Flächen in Einklang gebracht werden. Die Vorgaben gehen so weit, dass der Planer mit einer Reihe von standardisierten Planungskacheln arbeiten kann oder sogar muss. Doch keine Sorge! Der Planer hat umfängliche Möglichkeiten auf jeder Planung einen individuellen Fingerabdruck zu hinterlassen. Zudemsollten die Vorgabe der ASR nicht als Last empfunden werden, sondern vielmehr als Grundlage für eine gute Funktion und ein gesunderhaltendes Büroumfeld.

Unabhängig vom Regelwerk der ASR empfehlen wir die Gesamtfläche in codierte Teilflächen zu zerlegen. Diese Zonen oder auch Räume, einmal fertig hergerichtet, müssen eine stille Botschaft an den Nutzer richten. So ist ein Konferenzraum anders zu gestalten als ein Schulungsraum, das "multi space" ist anders zu gestalten als eine "co-worling area", eine "silent area" oder eine "library". Die Zone sollte dem Nutzer sofort bei Betreten vermitteln, für welchen Zweck sie steht. Als Beispiel immer wieder gerne heran gezogen wird die "traditionelle" Teeküche. Wandeln Sie diese in ein kommunikatives "work cafe" und schon kann die gleiche Fläche viel mehr als heiße und kalte Getränke liefern.

An erster Stelle steht die Zonierung der Fläche. Jedes Unternehmen, jedes Büro stellt Aufgaben die alleine, sehr konzentriert abzuarbeiten sind. Hier braucht es "me-Zonen". Genauso gibt es Problemstellungen, die nur in Interaktion mit Kollegen, eben sehr kommunikativ, zu lösen sind. Dafür braucht es "we-Zonen".

Führungskräfte sind überzeugt. Mitarbeiter sollen in Teams arbeiten und kommunizieren und das so oft als möglich. Selbstverständlich die permanente Erreichbarkeit der Kollegen. Systeme wie Skype und ähnliche schalten Mitarbeiter auf "always on". Nun zeigt eine Studie Grenzen auf. Ein groß angelegtes Experiment mit 600 Kleingruppen erbrachte den Beweis. Wissenschaftler ließen die Versuchspersonen zu drei unterschiedlichen Bedingungen Aufgaben lösen. Bedingung 1: die Probanden hatten keinen Kontakt zueinander. Bedingung 2: die Personen hatten nach jeder Runde Kontakt und konnten Erfahrungen austauschen. Bedingung 3: die Probanden hatten nach jeder DRITTEN Runde Kontakt und konnten ihre Lösungen besprechen. Die Erwartung der Wissenschaftler war, dass Bedingung 2, also die ständige Kommunikationsmöglichkeit, die besten Ergebnisse bringen würde. Gefehlt, diese Erwartung bestätigte sich nicht! Die besten Ergebnisse brachten die Kollegen, die nach Bedingung 3 arbeiteten, also im Wechsel von Kommunikation und Konzentration. Die Möglichkeit in Intervallen zu kommunizieren, aber danach eben auch immer konzentriert zu arbeiten, verbessert die Ergebnisse der Low-Performer, wie auch die der Leistungsträger. Die Einsicht in die Arbeit der Kollegen ist wichtig, aber auch ausreichend verfügbare Zeit diese Informationen konzentriert zu reflektieren. Quelle: Ethan Bernstein et al.: "How Intermittent Breaks in Interaction Improve Collective Intelligence", Proceedings of the National Academy of Sciences, August 2018.

Schlagen wir die Brücke zu modernen offenen Büroflächen. Kommunikation kommt hier nicht zu kurz, denkt man. Kann sie aber statt finden, ohne die Kollegen zu stören? Wichtig sind Rückzugsbereiche in ausreichender Anzahl. Raum in Raum Systeme sind ein geeignetes Mittel. Nahe am Arbeitsplatz, gut sichtbar, gut einsehbar und ohne Buchungsszenarien, bieten die Think Tanks die notwendigen Rückzugsflächen für Teamwork, Konferenz, Telefonie oder einfach höchste Konzentration. Im Gegenzug wird die Fläche an der Fassade frei von Konferenzräumen. Diese 1a Flächen stehen also voll und ganz für Arbeitsplätze, den „work space“, zur Verfügung. Das erhöht die Flächeneffizienz. Die Raumkonstruktion ist auf Flexibilität getrimmt. Die frei stehenden Räume lassen sich schnell und ohne Materialverlust versetzen.

Alleine Zonen / me zone

Konzentration: Fokus, Diskretion, Informelles Solo (Recherche)
Besinnung und Einkehr: Entspannung

Teamzonen / we zone

Kommunikation: Schulung, Kontaktpflege, Präsentation, Knotenpunkte, Vertraulichkeit
Zusammenarbeit: Brainstorming, Informelles Arbeiten, Teamarbeit

Wir diskutieren mit Ihnen, wie wichtig die einzelnen Zonen für Ihre Leistungserstellung sind und wie häufig sie von wem genutzt werden, sodass wir eine Kapazität definieren können, die bereitzustellen ist. Darüber hinaus gilt es nachzudenken, wo sich welche Zonen sinnvollerweise befinden. An dieser Stelle ist zu entscheiden welche Zonen wie auch immer separat vorzuhalten sind und welche Zonen zusammengelegt werde sollen. So können Teile der „Alleine Zone“ durchaus in einem offenen „work space“ zusammengeführt werden. Teile der „Team Zone“, z.B. Kontenpunkte und Kontaktpflege lassen sich oft im „work cafe“ zusammenlegen.

Diesen Zonen Flächen zuzuordnen ist nun der erste Schritt in Richtung Raumstrukturen. Nicht für alle Fälle ergibt sich aus dieser Strukturierung die Notwendigkeit Wände einzubringen. Oft helfen Sie jedoch auf der knappen Gesamtfläche die angestrebte „akustische Distanz“ zu schaffen. Auch sehr unterschiedliche Zonen können so in direkter Nachbarschaft zueinander funktionieren. Der Planer ist gut beraten die Raumstrukturen an den Kommunikations- und Konzentrationsbedarf gleichermaßen anzupassen. Auch offene Büroflächen brauchen eine akustische Gliederung. Schallschirme bzw. Ruhemodule richtig positioniert bieten wirksame Akustiklösungen ohne die Transparenz der Flächen einzuschränken. Der Wechsel aus Teamwork und konzentrierter Einzelarbeit muss unterstützt werden. Dazu muss der Planer Rückzugsflächen schaffen. Raum-in-Raum System können auch für open space bzw. Großraum Büros flexible und flächeneffiziente Lösungen für Kommunikation und Konzentration anbieten. Es sind aber nicht nur Wände, die als Faktoren einer guten Gesamtplanung in Erscheinung treten

Der Umgang mit der Fläche ist immer wieder zu prüfen. Welcher Flächenbedarf ist für die Teamstärke gerechtfertigt? Wo soll die Einheit positioniert werden? Wie sind die Grenzen der Wirtschaftlichkeit definiert? Wer nutzt die Flächen am Fenster? Wie nutzen wir die Mittelzone? Die Gebäudetiefe spielt hier eine große Rolle. Welche „Planungskachel“ setzen wir ein, um alle notwendigen Zonen abbilden zu können? Wie ist die Fassade strukturiert? Suchen wir den Anschluss an die Fassade um z.B. akustische Konzepte optimal zu gestalten oder bleiben wir frei vom Bauraster? Für den Neubau stelle sich die Frage ob sich das Bauraster mit entwickeln und beeinflussen lässt? Es ist wirtschaftlich unterschiedliche Planungsvarianten, unterschiedliche "Planungskacheln" zu untersuchen und deren Einfluss auf das Bauraster zu prüfen. Die Definition der Ansprüche an einer Mittelzone ist wichtig. Brauchen sie lediglich einen Verkehrsweg oder sollte die Mittelzone vielmehr Stätte der Begegnung werden? Daraus ergeben sich Anforderungen an die optimale Gebäudetiefe und eventuell an die Positionierung der Säulenreihen.

Die Ergonomie am Arbeitsplatz wird maßgeblich durch die Qualität der Beleuchtung beeinflusst. Das Wohlbefinden und die Gesunderhaltung des Mitarbeiters wird durch eine professionelle Beleuchtung unterstützt. Es ist zu diskutieren ob eine gleichförmige Deckenbeleuchtung Einsatz finden soll oder ob nicht besser eine individualisierte Lösung, beispielsweise mit Stehleuchte, angestrebt wird. Moderne Leuchten lassen sich mit Präsenzsteuerungen ausstatten und bieten die Möglichkeit das Licht zu dynamisieren, d.h. an die Anforderung je nach Tageslichteinfall anzupassen. Ganz aktuell erscheinen biodynamische Systeme auf dem Markt. Die Lichtfarbe wird dem Tagesverlauf angepasst. Sie sollten die Optionen kennen und bewerten können. Letztlich ist Licht und sind Leuchten geeignete Medien die Codierung der Räume grundlegend zu beeinflussen.

Der Entscheider muss den Zusammenhang von Schalldynamik, Nachhallzeit und Schalldämmung kennen lernen. Eine gute Akustik ist möglicherweise der wichtigste Schlüssel zu einer funktionierenden Büroplanung. Nur ein gutes akustisches Konzept, eine gute akustische Strukturierung der Fläche erlaubt den Weg in eine offene, zukunftsorientierte  Arbeitswelt. Dabei verwenden wir ganz bewusst den Begriff "akustische Strukturierung", weil die übliche Reduzierung der Nachhallzeit alleine nicht zielführend ist.

Wie sind die unterschiedlichen Zonen voneinander abzuschotten? Wie weit muss die akustische Abschottung im spezifischen Fall gehen? Dabei ist der Faktor der Schalldynamik mit einzubeziehen, einfach um wirtschaftlich zu bleiben. So ist es nicht wirtschaftlich mit hohen Schalldämmwerten in Richtung open space abzuschotten, wenn doch der Grundgeräuschpegel hier schon bei 50 dB liegt. Wie diskret sind die Zonen zu halten? Müssen Raumstrukturen blickdicht sein oder dürfen sie transparent bleiben, um dem offenen Grundkonzept zu dienen? Raumsysteme und deren Einsatz in der Planung haben maßgebenden Einfluss auf die entstehende Codierung der Zonen, auf die entstehende Bürokultur. Trennwandsysteme mit geringen Glasanteilen z.B. Trockenbauwände können keine offene, transparente und damit kommunikative Bürokultur entstehen lassen. Glaswände oder gar rahmenlose Nurglaswände dagegen schaffen moderne und lichtdurchflutete Raumsituationen. Nutzt der Planer diese Systeme stärkt er gewollt die direkten Blickbeziehungen auf der Fläche und schafft so die Basis für eine kommunikative Bürokultur. Ähnliches gilt für den Einsatz schallharter Materialien. Offene Raumstrukturen brauchen akustisch hoch wirksame Systeme um die gewollte Kommunikation nicht zur Last werden zu lassen.

Allen Funktionen voran gilt es aus unserer Sicht über die steh- / sitzdynamische Ausführung der Tische nachzudenken, zumindest der Tische in der "work zone" und der Tische in Kommunikationsbereichen. Das allzu breit getretene Thema der Ergonomie müssen wir hier nicht wieder ausrollen und doch ist es wirtschaftlich, die Gesunderhaltung der Mitarbeiter zu unterstützen. Möbel können zonierende Aufgaben mit übernehmen. Allerdings ist hier Vorsicht geboten. Wer hier über den notwendigen Stauraum hinaus geht verbrennt Flächen. Möbel haben zudem einen entscheidenden Einfluss auf die Codierung der Räume. Ein „meeting point“ oder ein „work cafe“ muss keine Stühle haben. Ein anderer Kommunikationsraum braucht gar Lounch Chairs. Die Bibliothek braucht ein offenes Bücherregal mit Fachliteratur. Der „recreation area“ braucht keinen Strandkorb und doch sollte ein Anklang an Erholung spürbar sein. Eine begrünte Wand kann hier viel bewegen.

Ein moderner Teppichboden ist die richtige Wahl für Ihre Büroflächen. Dem "work space" und den Kommunikationsbereichen in offenen Bürowelten bietet der Teppich enorme Vorteile im Bezug auf die  Trittschalldämmung und die Laufkultur. Eine bessere Luftqualität, durch die Bindung von Stäuben, wird dem Teppich zugutegehalten. Mittlerweile werden Teppichsysteme angeboten, die eine luftreinigende Wirkung für sich proklamieren. Bei der Auswahl des richtigen Teppichbodens sollte über Teppichfliesen nachgedacht werden. Die Vorteile für das Büro liegen auf der Hand. Insbesondere für Doppelböden gilt eine leichte Revisionierbarkeit.  Schadhafte Stellen oder Verschmutzungen sind einfach zu beheben. Gut beraten ist, wer bei dieser Entscheidung schon über zukünftige Änderungen der Raumstrukturen und deren Folgen für den Bodenbelag nachdenkt. Moderne Bürokonzepte zeichnen sich unter anderem durch unterschiedliche Arbeitsbereiche aus. Der Bodenbelag kann dieses Konzept unterstützen, wie er auch Verkehrs- und Fluchtwege besonders hervorheben kann.