Büroraumplanung oder Fachkräftemangel?

Hybrides Arbeiten

Die Überarbeitung bestehender Büroflächen rückt heute mehr denn ja in den Fokus. Ging es in früheren Zeiten oft darum die Flächen so effektiv wie möglich zu nutzen geht es vornehmlich darum die Flächen interessant und erlebnisreich zu machen, sodass die Mitarbeiter gerne ins Büro kommen um dort miteinander zu interagieren. Das Homeoffice ist mittlerweile fester Teil unserer Arbeitskultur und wird es voraussichtlich auch bleiben. Das Homeoffice kann aber das Büro, als gemeinsame Homebase, nicht ersetzen. Unternehmenskultur, Teamgeist, Kreativität, Neu- und Weiterentwicklungen entstehen nicht als Geistesblitz Einzelner. Dazu braucht es die enge Zusammenarbeit, den intensiven Austausch mit den Kollegen. Folglich ist es unerlässlich die Mitarbeiter, so oft als möglich, zusammen zu führen und zwar derart, dass diese auch die Möglichkeit haben im Team zu arbeiten, miteinander zu interagieren. Ein hybrides Model, bestehend aus Homeoffice und Büroarbeit wird angestrebt.

Nun stellen Sie sich vor Ihr Unternehmen hält noch immer am klassischen Zellenbüro fest. Skizzieren wir doch einmal was das für Ihr Unternehmen bedeutet: 40% der Mitarbeiter sind im Homeoffice (an ca. 2 von 5 Tagen). Dazu kommen Urlauber, Kranke und Geschäftsreisende. Das sind weitere 20 bis 30% ihrer Mannschaft. Vor Ort sind also selten mehr als 30 bis 40% Ihrer Kollegen. Gehen wir auf Nummer sicher und rechnen mit 50%. Die Mitarbeiter verteilen sich nun auf den bestehenden 100% Büroflächen und nutzen die, seiner Zeit zugewiesenen, Arbeitsplätze in ihren Bürozellen. Die Mitarbeiter werden also wieder alleine im Büro sitzen, so wie sie zu Hause alleine im Homeoffice sitzen. Wie soll da Begegnung, Teamwork, Interaktion und Kommunikation entstehen. Genau das brauchen Sie aber unbedingt, um Ideenreich im Wettbewerb zu bestehen. Im Bestand kann das unmöglich stattfinden. Ihre Mitarbeiter könnten auch an 5 Tage die Woche zu Hause bleiben und isoliert von dort arbeiten.

Abgesehen von der wenig effektiven Zusammenarbeit kommt es zu vergleichsweisen hohen Kosten für Büroflächen. Wer zahlt schon gerne für Flächen die er gar nicht braucht. Die Konsolidierung der Flächen gewinnt an Bedeutung. Auch dazu ein paar Zahlen: Wir nehmen an Ihr Haus beschäftigt 1.000 Mitarbeiter im Büro. Seiner Zeit haben Sie mit 30 m² Bruttogeschossfläche, also Mietfläche pro Mitarbeiter geplant. Die Fläche pro Mitarbeiter liegt im Übrigen sehr oft deutlich höher. Obige Zahlen zu Grund gelegt halten Sie derzeit 30.000 m² Bürofläche.

Sie zahlen ca. 22,00 Euro / m² und Monat. Das sind Euro 7.920.000,00 per anno.

Der Wunsch die Fläche an den aktuellen Bedarf anzupassen, nach unserem Modell ließe sie sich halbieren, entspringt demnach zwei Gedanken. Einerseits ist es der Wunsch nach mehr Anwesenheit, mehr Kommunikation und in Folge dessen nach effektiven Prozessen. Andererseits müssen Sie, als verantwortungsbewusster Unternehmer, die überschüssige Flächen los werden. Was also liegt näher als einmal näher zu betrachten was ein solcher Kulturwandel inklusive des notwendigen Umbaus kosten würde.

Immerhin stünden diesen Kosten Einsparungen in Höhe von 3.960.000,00 per anno gegenüber.

Wir legen ein neues Arbeitsmodell zu Grunde. Die Fläche wird halbiert. Raumstrukturen werden reduziert. Die Bürofläche wird offen gestaltet. Transparenz, direkte Blickbeziehungen und Begegnungen stehen im Fokus. Das Büro wird agil. Die notwendigen Arbeitsplätze werden nicht mehr persönlich zugewiesen, sondern sind ab sofort buchbar. Die Mittelzone wird für Kommunikation genutzt. Flächen an der Fassade werden größtenteils für Arbeitsplätze reserviert und sind eher konzentrativ. Eine Vielzahl von räumlich und akustisch unterschiedlichen Zonen bieten spezialisierte Arbeitsplatzbereiche, auf die der Mitarbeiter „on demand“ und der jeweiligen Tätigkeit entsprechend zugreifen kann. So entsteht eine offene einladende Atmosphäre, die sicherstellt, dass anwesende Mitarbeiter sich auch begegnen. Schalldichte aber transparente Rückzugsbereiche unterstützen Kommunikation und Kreativität. Mitarbeiter könne sich hier treffen und frei interagieren, ohne die Kollegen an den Arbeitsplätzen zu stören.

Gehen wir doch einmal davon aus, dass Sie keine wesentlichen baulichen Änderungen einleiten müssen. Alle Wände werden zurückgebaut. Der Teppich wird erneuert. Die Decke wird erneuert oder ganz demontiert. Die Technik hinter der Decke ließe sich u.U. ansehnlich gestalten. Ein offenes einladendes und modernes Loft Büro könnte entstehen.

Baukosten 5000 m² agiles Büro

• Demontage und Erneuerung der Akustikdecke: 15.000 m² x €/ m² 150 = Euro 2.250.000,00
• Demontage Türen: 500 Mitarbeiter in 2er Büros = 250 Büros, sind 250 Türen a 50 Euro/Tür = 12.500,00 Euro
• Demontage Wände: 250 x 11 lfm Wand, H: 3,5 m = 9625 m² a 30 €/m² = ca. Euro 288.750,00
• Erneuerung Teppich: Euro/m² 100 x 5000 = Euro 500.000,00
• Summe Umbau: 3.051.250,00 Euro
• Arbeitsplatz mit Tisch, Stuhl, Ablage und Stehleuchte: Euro/Ap 3800,00 * 500 MA = Euro 1.900.000,00
• Rückzugsräume oder Sonderflächen: 1 Stück a 10 MA = 50 Stück * 15.000 0 = Euro 750.000,00
• Summe Ausstattung: 2.650.000.00

Summe Projekt: 5.701.250,00 -> Der Umbau amortisiert sich schon im zweiten Jahr.

Büroplanung ist für den Erfolg des Unternehmens verantwortlich

Die fortschreitende Digitalisierung, aber eben auch Megatrends aus anderen Lebensbereichen, nehmen permanent Einfluss auf die Planung, die Gestaltung und Organisation des Lebensraumes Büro. Die Digitalisierung, wie auch die Entwicklung der unten näher beschriebenen Trends, sind anhaltende Prozesse. In Folge dessen muss auch die Planung ein anhaltender Prozess sein. Die entstehende Bürolandschaft muss flexibel genug sein, um auf Änderungen einzugehen. Das Büro, die entstehende Bürokultur muss den Erfolg des Unternehmens unterstützen. Das gilt auch wenn sich Rahmenbedingungen verändern und entsprechende Korrekturen vorgenommen werden müssen.

Derzeit wird die Kreativität der Büroplaner maßgeblich vom Spannungsbogen zwischen gesellschaftlicher Überalterung und dem Umgang mit den „Generationen, X, Y und Z“ gefordert. Babybommer, Generationen X, Y und Z haben unterschiedliche Anforderungen an den Arbeitsplatz als den "place to be". Der neue Wettbewerb der Unternehmen heißt Recruiting. Die Büroraumplanung muss helfen, Unternehmen auch diesbezüglich erfolgreich zu machen. Büros für den "gereiften Wissensarbeiter" einerseits und die "jung-dynamischen Generationen X, Y, Z" andererseits einzurichten ist die aktuelle Herausforderung für den Planer. Das Ziel muss sein eine Bürofläche zu schaffen, die den "Flow of Know How" unterstützt. Es ist absehbar, dass die ältere Generation, die "Babyboomer" das Unternehmen verlassen werden. Umso wichtiger, dass gewonnenes Wissen weiter gegeben wird und so im Unternehmen verbleibt. Generation x,y und z muss an das Know How der erfahrenden Wissensarbeiter heran kommen um es kreativ weiter etwickeln zu können. Es muss zum Austausch kommen. Geplant in Schulungen aber eben auch adhoc, anlässlich zufälliger Begegnung. Genau hier setzt die moderne Büroraumplanung an. Sie sucht vielfältige Flächen zu schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht immer wieder in neuen Gruppen zusammen zu kommen.

Zitat aus dem Hays Blog "Mein Chef und ich - Babyboomer vs. Gerneration Y": Also, was zeichnet meine Generation aus (Achtung: überspitzte Darstellung)? Wir sind wohlbehütet und mit dem Internet aufgewachsen, technisch affin, gut ausgebildet, selbstbewusst und suchen die Herausforderung. Wir interessieren uns für Inhalte und spannende Projekte, streben aber nicht unbedingt eine Führungslaufbahn an. Work-Life-Balance, ein entspanntes Arbeitsumfeld und Spaß an der Arbeit sind uns wichtiger als das Gehalt. Wir wurden zur Selbstständigkeit erzogen und halten nicht viel von starren Hierarchien.

Wir verbrauchen zu viel Energie, erzeugen Treibhausgase und verschwenden Ressourcen und Flächen. Im September 2015 hat die Weltgemeinschaft beim UN-Nachhaltigkeitsgipfel in New York neue Ziele für eine nachhaltigere Entwicklung in den nächsten anderthalb Jahrzehnten beschlossen. Gerade für den Bau sind längerfristige Ziele vorgefasst. Wir haben uns vorgenommen, bis zur Mitte des Jahrhunderts unseren Gebäudebestand nahezu klimaneutral zu gestalten. Literatur: Leitfaden Nachhaltiges Bauen des Bundesministeriums, Passivhaus, Nullenergiehaus, Bauteilaktivierung und ähnliche Begriffe dürfen für die Büroraumplanung keine Fremdworte sein. Der Büroplaner muss die Auswirkungen dieser Entwicklungen auf die Büroraumplanung einschätzen können und berücksichtigen.

Wir verschwenden Flächen und solange wir das nicht ändern, liefern wir keine optimale Planung und schaffen so auch nicht die optimale Basis für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Immer wieder treffen wir noch heute auf verkettete Mehrflächentische und starre Zellenstrukturen. Typisches Zitat: „Wir haben diese Möbel eben!“ Damit ist eine optimale Nutzung der Fläche – und das ist nicht einfach mit einer möglichst dichten Besiedlung gleichzusetzen – nicht zu gewährleisten. Der Mehrflächentisch hat heute keine Berechtigung mehr. Zwei bis drei Flatscreeens, zentrales Drucken, Kopieren und Scannen, der Trend zum papierlosen Büro und kompakte Ablagesysteme machen diese überdimensionierten Arbeitsflächen überflüssig. Gleiches gilt für die starren Strukturen eines Zellebüros. Die Trennwände müssen dem Bauraster folgen. Anders ist ein Anschluss an die Fassade nicht möglich. Die Folge: nicht nutzbare Flächen. Nahezu immer sind die Räume zu groß für zwei Tische, aber zu klein für drei Arbeitsplätze. Betrachten wir nun den Flur, die Mittelzone dazu. Im Raum müssen Verkehrswege um die Arbeitsplätze gegeben sein und zwar auf beiden Seiten des Hauptflures. Der Flur kommt dazu. Reißen Sie die Wände ab und schon haben Sie einen ordentlichen Zugewinn an nutzbaren Flächen. Die Öffnung der Fläche bietet den Raum für moderne Büroplanungen, für die Nutzung der Mittelzone. Genauso gewinnen wir die Zusatzflächen um räumliche Vielfalt zu realisieren.

Das Zellenbüro, immer wieder als Non plus Ultra der konzentrierten Arbeit gepriesen, ist eine akustische Katastrophe. Dieser scheinbare Wiederspruch erklärt sich leicht. Zellenbüros sind nur in ganz seltenen Fällen Einzelbüros. Wir reden hier fast immer von Mehrpersonenbüros. 2-4 Arbeitsplätze sind in der Regel in einem geschlossenen Raum untergebracht. Wie soll diese Situation akustisch funktionieren. Die Silbenverständlichkeit über die Arbeitsplätze hinweg beträgt 100%. In diesen kompakten „Klangkörpern“ ist akustisch nichts zu retten. Gleichzeitige Telefonate sind nicht denkbar. Kann das effektiv sein?

Das Modell Zellenbüro mag in den 70er Jahren attraktiv gewesen sein, als sich eine Tischgruppe noch einen Bildschirm und ein Telefon teilte, als Büroarbeit zum großen Teil noch geprägt war vom „hüten und pflegen der Akte“.

Die Welt verändert sich heute schneller als je zuvor. Die „daddelnden“ Kinder von gestern sind unsere jungen Mitarbeiter von heute. Sie kommunizieren anders, sie lernen anders, sie vernetzen sich anders und pflegen ihre sozialen Kontakte auf anderen Wegen. Wer glaubt da noch, dass solche Nachwuchstalente in Zellen gesperrt werden wollen. Sie wollen anregende, von Offenheit geprägte, einladende und kommunikative Arbeitswelten erleben. Sie wollen sehen und gesehen werden. Sie wollen an unterschiedlichen Plätzen mit unterschiedlichen räumlichen Qualitäten zu arbeiten, sei es der speziellen Teilaufgabe wegen oder einfach nur um einmal andere Kollegen um sich zu haben. Sie beanspruchen ein variables Arbeitsumfeld, aber nicht den persönlich zugewiesenen Tisch.

Die Aufgabenstellung und damit auch die Planungsansätze unterscheiden sich von Kunde zu Kunde. Sicherlich werden die Ansprüche einer Kanzlei zu einem Büromodell "x" führen, während die Nutzungsvorgaben einer Werbeagentur zu einem Model "y" führen müssen. Dennoch, dem Planungsvorgang liegt ein schematisches Vorgehen zu Grunde. Es sind gesetzliche Vorgaben zu befolgen. Vor allem die umfangreichen Arbeitsstättenrichtlinien müssen beachtet und mit den verfügbaren Flächen in Einklang gebracht werden. Die Vorgaben gehen so weit, dass der Planer mit einer Reihe von standardisierten Planungskacheln arbeiten kann oder sogar muss. Doch keine Sorge! Der Planer hat umfängliche Möglichkeiten auf jeder Planung einen individuellen Fingerabdruck zu hinterlassen. Davon abgesehen, die Vorgaben der ASR sollten nicht als Last empfunden werden. Vielmehr sind sie die Grundlage für ein gut funktionierendes und gesunderhaltendes Büroumfeld.

Jedes Unternehmen, jedes Büro stellt Aufgaben die alleine und konzentriert abzuarbeiten sind. Hier braucht es „me“ Zonen. Genauso gibt es Problemstellungen, die nur in Interaktion mit Kollegen, kommunikativ, zu lösen sind. Dafür braucht es „we“ Zonen.

Unabhängig vom Regelwerk der ASR empfehlen wir die Gesamtfläche in codierte Teilflächen zu zerlegen. Diese Zonen oder auch Räume, einmal fertig hergerichtet, müssen eine stille Botschaft an den Nutzer richten. So ist ein Konferenzraum anders zu gestalten als ein Schulungsraum, das "multi space" ist anders zu gestalten als eine "co-worling area", eine "silent area" oder eine "library". Die Zone sollte dem Nutzer schon bei Betreten vermitteln, für welchen Zweck sie steht und ein entsprechendes Verhalten beim Nutzer einfordern. Ein Beispiel, dass immer wieder gerne heran gezogen wird ist die "traditionelle" Teeküche. Wandeln Sie diese in ein kommunikatives "work cafe" und schon kann die gleiche Fläche viel mehr als heiße und kalte Getränke liefern.

Konzentration: Fokus, Diskretion, Informelles Solo (Recherche) Besinnung, Einkehr, Entspannung

Kommunikation: Schulung, Kontaktpflege, Präsentation, Knotenpunkte, Vertraulichkeit, Brainstorming, Informelles Arbeiten, Teamarbeit

Ethan Bernstein hat es beweisen: Die besten Lösungen bringt ein Mix Kommunikation und Konzentration.

Wissenschaftler ließen die Versuchspersonen, in einem groß angelegten Experiment mit 600 Kleingruppen, zu drei unterschiedlichen Bedingungen Aufgaben lösen. Bedingung 1: die Probanden hatten keinen Kontakt zueinander. Bedingung 2: die Personen hatten nach jeder Runde Kontakt und konnten Erfahrungen austauschen. Bedingung 3: die Probanden hatten nach jeder DRITTEN Runde Kontakt und konnten ihre Lösungen besprechen. Die Erwartung der Wissenschaftler war, dass Bedingung 2, also die ständige Kommunikationsmöglichkeit, die besten Ergebnisse bringen würde. Diese Erwartung bestätigte sich nicht! Die besten Ergebnisse brachten die Kollegen, die nach Bedingung 3 arbeiteten, also im Wechsel von Kommunikation und Konzentration. Die Möglichkeit in Intervallen zu kommunizieren, aber danach eben auch konzentriert zu arbeiten, verbessert die Ergebnisse der Low-Performer, wie auch die der Leistungsträger. Die Einsicht in die Arbeit der Kollegen ist wichtig, es braucht aber auch ausreichend Zeit diese Informationen konzentriert zu reflektieren.

Den Zonen Flächen zuzuordnen ist der erste Schritt in Richtung Raumstrukturen. Nicht für alle Fälle ergibt sich aus dieser Strukturierung die Notwendigkeit Wände einzubringen. Oft helfen Sie jedoch auf der knappen Gesamtfläche die angestrebte „akustische Distanz“ zu realisieren. Unterschiedliche Zonen können so in direkter Nachbarschaft zueinander funktionieren. Auch offene Büroflächen brauchen akustische Gliederungen. Schallschirme bzw. Ruhemodule richtig positioniert bieten wirksame Akustiklösungen ohne die Transparenz der Flächen einzuschränken.

Der Wechsel aus Teamwork und konzentrierter Einzelarbeit muss unterstützt werden. Dazu muss der Planer Rückzugsflächen schaffen. Raum-in-Raum Systeme können flexible und flächeneffiziente Lösungen für Kommunikation und Konzentration anbieten. Sie lassen sich in ausreichender Anzahl und in direkter Nähe zu den konzentrativen Arbeitsplätzen platzieren. Gut sichtbar, gut einsehbar und ohne Buchungszenarien, bieten die Raumeinheiten die notwendigen Rückzugsflächen für Teamwork und Konferenz.

Flächen sind teuer. Das gilt insbesondere, wenn sie zentral gelegen sind. Ein kleinteiliges Büro, mit Bezug der Wände auf das Bauraster, braucht immer deutlich mehr Fläche als eine offene Bürolandschaft. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Tischgröße. Der Unterschied zwischen einem 1600er oder einem 1800 er Tisch hat unter Umständen entscheidenden Einfluss auf die Besiedlungsdichte. Gleiches gilt für Kastenmöbel. Ein modernes, agiles Büro ist Papierlos. Die Ablage ist das Dokumenten Management System. Soll das Büro agil werden, dann machen persönliche Kastenmöbel wie Sideboards und Container am Arbeitsplatz keinen Sinn mehr. Eine Untertischschublade nimmt die notwendigsten Utensilien auf. Dokumentationen, die noch in Papier vorgehalten werden müssen finden in zentralen Ablagen ihren Platz.

Konferenzräume, zumindest die kleineren für 3 bis 8 Personen gehören nicht an die Fassade. Diese Fläche brauchen wir für die Arbeitsplätze. In der Mittelzone wollen Mitarbeiter nicht sitzen. Nutzern wir doch diese Flächen für Kommunikationsräume. Raum-in-Raum Systeme sind selbst belüftend. So erschließen sie Flächen die sonst kaum nutzbar wären. Sie lassen sich überall platzieren, auch in der sonst kaum nutzbaren Mittelzone. Bei Bedarf lassen sie sich leicht versetzen. Im Gegenzug wird die Fläche an der Fassade von Konferenzräumen bereinigt. Diese 1a Flächen stehen also voll und ganz für die Arbeitsplätze, den „work space“, zur Verfügung. Das optimiert die Flächeneffizienz.
Fläche

Die Ergonomie am Arbeitsplatz wird maßgeblich durch die Qualität der Beleuchtung beeinflusst. Das Wohlbefinden und die Gesunderhaltung des Mitarbeiters wird durch eine professionelle Beleuchtung unterstützt. Es ist zu diskutieren ob eine gleichförmige Deckenbeleuchtung Einsatz finden soll oder ob nicht besser eine individualisierte Lösung, beispielsweise mit Stehleuchte, angestrebt wird. Moderne Leuchten lassen sich mit Präsenzsteuerungen ausstatten und bieten die Möglichkeit das Licht zu dynamisieren, d.h. an die Anforderung je nach Tageslichteinfall anzupassen. Noch relativ neu sind biodynamische Systeme auf dem Markt.

Der Entscheider muss den Zusammenhang von Schalldynamik, Nachhallzeit und Schalldämmung kennen lernen. Eine gute Akustik ist möglicherweise der wichtigste Schlüssel zu einer funktionierenden Büroplanung. Nur ein gutes akustisches Konzept, eine gute akustische Strukturierung der Fläche erlaubt den Weg in eine offene, zukunftsorientierte Arbeitswelt. Dabei verwenden wir ganz bewusst den Begriff "akustische Strukturierung", weil die übliche Reduzierung der Nachhallzeit alleine nicht zielführend ist.

Ganz ohne Raumstrukturen wird es nicht gehen. Denken Sie nur an die notwendigen Rückzugsräume. Die Raumsysteme und deren Einsatz in der Planung haben aber maßgebenden Einfluss auf die entstehende Codierung der Zonen, auf die entstehende Bürokultur. Trennwandsysteme mit geringen Glasanteilen z.B. Trockenbauwände können keine offene, transparente und damit kommunikative Bürokultur entstehen lassen. Glaswände dagegen - und gerade rahmenlose Konstruktionen - schaffen moderne und lichtdurchflutete Raumsituationen. Nutzt der Planer diese Systeme stärkt er gewollt die direkten Blickbeziehungen auf der Fläche und schafft so die Basis für eine agile und kommunikative Bürokultur.

Wir reden von agilen Büroflächen. Steh-/ sitzdynamische Tische sind hier Pflicht, alleine schon der wechselnden Buchung wegen. Außerdem ist es wirtschaftlich, die Gesunderhaltung der Mitarbeiter zu unterstützen. Regale und Schränke können zonierende Aufgaben mit übernehmen. Allerdings ist hier Vorsicht geboten. Wer hier über den notwendigen Stauraum hinaus geht verbrennt Flächen. Sitzmöbel insbesondere haben einen entscheidenden Einfluss auf die Codierung der Räume. Ein „meeting point“ oder ein „work cafe“ braucht vielleicht Barhocker. Ein anderer Kommunikationsraum braucht u.U. Lounge Chairs. Die Bibliothek braucht ein offenes Bücherregal mit Fachliteratur. Der „recreation area“ braucht keinen Strandkorb und doch sollte ein Anklang an Erholung spürbar sein. Eine begrünte Wand oder großformatige Akustikbilder können die Codierung der Fläche unterstützen.

Ein moderner Teppichboden ist die richtige Wahl für Ihre Büroflächen. Dem "work space" und den Kommunikationsbereichen in offenen Bürowelten bietet der Teppich enorme Vorteile in Bezug auf die Trittschalldämmung und Laufkultur. Eine bessere Luftqualität, durch die Bindung von Stäuben, wird dem Teppich zugutegehalten. Mittlerweile werden Teppichsysteme angeboten, die eine luftreinigende Wirkung für sich proklamieren. Bei der Auswahl des richtigen Teppichbodens sollte über Teppichfliesen nachgedacht werden. Die Vorteile für das Büro liegen auf der Hand. Insbesondere für Doppelböden gilt eine leichte Revisionierbarkeit. Schadhafte Stellen oder Verschmutzungen sind einfach zu beheben. Gut beraten ist, wer bei dieser Entscheidung schon über zukünftige Änderungen der Raumstrukturen und deren Folgen für den Bodenbelag nachdenkt. Moderne Bürokonzepte zeichnen sich unter anderem durch unterschiedliche Arbeitsbereiche aus. Der Bodenbelag kann dieses Konzept unterstützen, wie er auch Verkehrs- und Fluchtwege besonders hervorheben kann.